ตั้งแต่วันที่ 23 สิงหาคม 2564 จะเป็นเฟสแรกของภาครัฐจะเลิกใช้กระดาษและหันมาใช้การทำงานด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น เริ่มด้วยระบบอีเมลและระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต้องปรับตัวอะไรบ้าง?

26 พฤษภาคม 2564 “ลดใช้กระดาษ”

จริงๆแล้วภาครัฐเริ่มดำเนินการโครงการ ลด ละ เลิก ถึงเวลาบอกลากระดาษ ตั้งแต่ 26 พฤษภาคม 2564 แล้ว โดยจัดให้เตรียม email address กลางของหน่วยงาน สำหรับใช้รับและส่งหนังสือราชการ และลดการใช้กระดาษ เพื่อช่วยให้ “ราชการไทย สื่อสารกันง่ายแค่ปลายนิ้ว” พร้อมฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ให้ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามระเบียบ

23 สิงหาคม 2564 “เลิกใช้กระดาษ”

เริ่มด้วยการจัดให้มี email address กลางของหน่วยงาน โดยบังคับให้ชื่อต้องนำด้วย “saraban” ตามด้วย domain name ของหน่วยงาน เช่น [email protected] แล้วเผยแพร่ในเว็บไซต์ของหน่วยงาน ทั้งนี้ ส่วนราชการอาจจัดหาลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อใช้รับรองหนังสือของส่วนราชการที่จะส่งทางอีเมลด้วย

เมื่อได้ email กลางแล้วให้เจ้าหน้าที่กลางของหน่วยงานส่งต่อให้สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (DGA) เพื่อรวบรวมและเผยแพร่ใน online directory ต่อไป และต้องมีเจ้าหน้าที่กลางที่ทำหน้าที่รับหรือส่งอีเมลตาม โดยสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัลจะรวบรวมไว้ที่  https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/

ระเบียบการใช้งานมีอะไรบ้าง?

  • ติดต่อราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ยกเว้นเรื่องลับที่สุดหรือกรณีที่ไม่สามารถดำเนินการได้
  • เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง
  • เมื่อได้รับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องแจ้งตอบกลับ (reply) ว่าได้รับแล้ว ทุกครั้ง (ตั้ง Auto Reply ก็ได้)
  • การลงเวลารับส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียน นอกจากวันเดือนปีแล้วให้ลงเวลาที่รับหรือส่งด้วย
  • การส่งหนังสือราชการทางอีเมล ต้องมีรูปแบบข้อความในอีเมลรวมทั้งตั้งชื่อไฟล์ตามที่กำหนด
  • เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์และตรวจสอบว่าผู้รับได้รับหนังสือนั้นแล้ว ไม่ต้องส่งเป็นเอกสารตามไปอีก
  • การเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ให้มีการสำรองข้อมูล (backup) เป็นไฟล์ PDF ด้วยเสมอ ทั้งนี้ ความละเอียดต้องไม่น้อยกว่า 150 dpi และตามวิธีที่หัวหน้าส่วนราชการนั้นกำหนด
  • ส่วนราชการแต่งตั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณที่มีหน้าที่รับและส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ และความถี่ที่เจ้าหน้าที่นั้นต้องเช็กอีเมลอย่างสม่ำเสมอ
  • ประกาศแจ้งที่อยู่อีเมลกลางทางเว็บไซต์ของส่วนราชการเพื่อให้ประชาชนค้นหาได้ง่าย
    โดยสรุปคือตั้งแต่ 23 สิงหาคม 2564 ราชการต้องรับส่งหนังสือด้วย email เท่านั้น และเลิกใช้กระดาษ 100% ยกเว้นกรณีลับสุดยอด

1 มกราคม 65 วางแผน “เลิกใช้กระดาษ(ต่อ)”

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม: https://www.facebook.com/ETDA.Thailand/videos/129812942600350/

ที่มา: กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม